Définition de la commande client
Une commande émane d'une demande d'achat. Et c'est la validation de la demande d'achat, par le management ou par le contrôle de gestion (ou autre selon circuit en interne), qui va permettre de constituer une commande.
Alors la demande d'achat c'est quoi ? Le client identifie un besoin d'achat, il accède alors à un catalogue fournisseur (qu'il va soit importer dans son système, soit consulter en mode punch-out), il constitue un panier d'achat, qui devra être validé par le management (ou autre selon circuit interne), la commande sera alors émise.
Après la demande d'achat, le fournisseur émet un bon de commande. Une fois la commande exécutée, préparée, et envoyée, il va envoyer un avis d'expétion à son client, et puis la facture. Le client pourra alors emettre un avis de réception à la réception de la commande. Et notre solution SY Flow va permettre le rapprochement 3 voies entre le bon de commande, l'avis de reception et la facture, afin de vérifier s'il y a des écarts, ou si tout est conforme.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des commandes clients ?
Un système de gestion des commandes clients correspond à une gestion automatisée entre les différents intervenants. Les informations sont tracées à chaque étape, y compris celle du service après-vente. Le fournisseur et le client ont toutes les données utiles à leur disposition en temps réel : état des stocks, date de livraison, émission de la facture, etc.
Gestion des bons de commande
Un bon de commande est un élément essentiel dans le processus commercial. Il s'agit d'un document contractuel entre le fournisseur et le client. Cet engagement permet de réserver les stocks nécessaires, de procéder à la préparation des produits demandés (quantité et conditionnement notamment). Il contient enfin des éléments pertinents pour l'émission de la facture. Digitaliser la gestion des bons de commande permet de limiter les erreurs humaines tout au long de ce processus et de réduire considérablement la durée de traitement.
Faire circuler l'information auprès des parties prenantes
Pour pallier aux risques de manque de communication et de sécurisation entre les différentes parties prenantes, la digitalisation de la gestion des commandes clients est recommandée. En effet, grâce à l'échange de documents sur le portail SY et grâce à sa messagerie collaborative, la communication entre un client et un fournisseur est simplifiée. Echanger avec son client sur la dispoinibilté de la commande, sur une facture, sur un manque de pièce jointe, sur un désaccord sur tel ou tel sujet, émettre un bon d'expédition à travers le portail SY, envoyer message pour l'ERP du client, voilà autant d'avantages à une collaboration client fournisseur optimale età l'obtention d'une information est complète côté client et côté fournisseur.
Les avantages à dématérialiser la gestion des commandes clients
La dématérialisation génère automatiquement des économies en réduisant les coûts de traitement, les moyens humains et les risques d'erreur. En effet, SY Flow notre solution de digitalisation de bout-en-bout collaborative permet la fludifcation de la relation entre les parties prenantes, l'accélération des échanges, l'optimisation du temps de traitement, le gestion des litiges, la continuité dans un contexte de travail à distance pour une expérience utilisateur optimale.
