La signature électronique : optimiser la gestion des ressources humaines
L’évolution des technologies et les innovations numériques ont apporté un vent de fraîcheur aux
ressources humaines. En effet, avec la crise du COVID, le taux d’utilisation de ces solutions a fortement augmenté en raison de la mise en place du travail à distance. La signature électronique est devenue un outil incontournable pour les RH en les aidant à simplifier leurs missions.
La signature électronique, c’est quoi ?
Appelée E-signature, elle permet de garantir l’intégrité d’un document électronique et l’authenticité du signataire. Elle a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. L’utilisation d’une solution de signature électronique offre de nombreux avantages comme des délais de signature raccourcis, une plus grande efficacité ou encore une sécurité renforcée.
Comment ça marche ?
Pour le secteur des ressources humaines, son utilisation entraine une accélération des tâches administratives. En effet :
- Les RH préparent les documents électroniques.
- Une empreinte numérique est créée grâce à la technologie de cryptage.
- Une clé privée s’occupera du chiffrement de cette empreinte.
- Le destinataire utilise une clé publique fournie par l'employeur pour vérifier la signature.
- Les RH comparent l'empreinte numérique avec le document signé pour confirmer son authenticité et son intégrité.
Attention aux niveaux de signature électronique !
Il existe 3 types de signatures électroniques :
- Simple : Qui correspond à une image ou à un clic, avec une sécurité plutôt modérée, elle est utilisée pour la signature de document à faible valeur.
- Avancé : Elle repose sur un chiffrement sécurisé qui permet de garantir l’intégrité du document, son niveau de sécurité est élevé et renforcé, mais pas au maximum. Nous pouvons l’utiliser pour des contrats d’embauche.
- Qualifié : Qui est une signature hautement réglementée reposant sur des certificats numériques délivrés par une autorité de certification reconnue, elle dispose d’un niveau de sécurité maximal et sera utiliser pour la signature des contrats hautement sensibles comme les contrats avec accord de non-divulgation (NDA).
Mais quels sont les avantages pour les ressources humaines ?
La signature électronique présente de nombreux avantages pour le secteur des ressources humaines, qui pourront l’utiliser par exemple dans les contrats d’embauche, le processus de recrutement, les renouvellements de contrat ou la signature d’accords d’entreprise. Voici une liste qui présente certains avantages :
- Gain de temps : Finis l’attente liée au déplacement physique de l’employé, cela peut être fait à distance et plus rapide.
- Efficacité administrative : Réduction de la paperasse, la recherche et la récupération des documents électroniques sont facilitées avec une diminution du stockage des documents physiques.
- Accessibilité : Les documents sont accessibles de n’importe où.
- Réduction des coûts : Les frais engagés en papier, encre et autre impression ne sont plus d’actualité.
- Suivi : Un suivi en temps réel de l’état des documents signés.
- Durabilité environnementale : Répondre aux enjeux environnementaux en limitant sa consommation de papier et de son empreinte carbone.
Et la légalité dans tout ça ?
Sur le plan juridique, la signature électronique est totalement légale pour le secteur des ressources humaines. Cependant, il est important de prendre en compte que la loi qui réglemente l’E-signature peut varier d’un pays à l’autre. Certains éléments importants à prendre en compte comprennent l'utilisation de signatures qualifiées pour les transactions sensibles, la fourniture d'informations claires aux parties signataires, la certification des prestataires de services de signature électronique et la conformité aux lois et réglementations locales par exemple.
Depuis janvier 2016, la réglementation en vigueur qui encadre la signature électronique en Europe est celle de electronic IDentification Authentification and trust Services (eIDAS).
Mais quels sont les avantages pour la marque employeur ?
L’utilisation de la signature électronique permet de renvoyer une image de l’entreprise qui prend en compte les enjeux environnementaux en diminuant de manière significative sa consommation en papier et son empreinte carbone.
De plus, la possibilité de faire des envois massifs aux collaborateurs fait gagner du temps et donne une image d’une grande efficacité.
Cela montre également une modernité de la marque employeur, toujours à jour par rapport aux dernières avancées technologiques.
Et comment adopter une signature électronique ?
Désormais la signature électronique n’a plus de secret pour vous, il est essentiel de choisir le bon partenaire. Plusieurs points doivent être pris en compte pour choisir son prestataire, en voici quelqu’un :
-
La sécurité : Le prestataire doit disposer d’un système de cryptage solide pour protéger les données personnelles, mais aussi disposer d’une certification de sécurité reconnue par des organismes telle que ISO 27001 par exemple.
- Une conformité juridique qui est légale et permettra la traçabilité des signatures électroniques.
- Une capacité de prise en charge qui montre la possibilité de gérer plusieurs signatures électroniques à mesure qu’une entreprise se développe.
- Un service client en cas de problème ou question.
- La localisation et support linguistique qui nous permettra de voir si le prestataire prend en charge les langues et réglementation en fonction des pays.
Le mot de la fin ?
La signature électronique représente une avancée majeure et significative pour le secteur des ressources humaines. Cette technologie est un moyen légal et efficace de signer des contrats de nature électronique tout en offrant une multitude d’avantages pour les ressources humaines, que ce soit de la réduction de la charge administrative a la suivie des signatures des documents. Cela permet de renvoyer une image positive de l’entreprise qui prend en compte les enjeux environnementaux en diminuant sa consommation de papier et son émission en empreinte carbone.
La légalité de la signature électronique est établie dans un bon nombre de pays. Les RH doivent néanmoins s’assurer de respecter la législation en vigueur sur chaque territoire et de garantir une transparence totale du processus de la signature électronique.
Cependant, il est nécessaire de faire le bon choix en termes de prestataire, c’est pourquoi :
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